Основными целями и задачами работы отдела являются:
Организация и координация деятельности системы государственной гражданской службы (далее – гражданская служба) в министерстве;
Обеспечение единой кадровой и организационно-документационной политики в министерстве;
Разработка системы оценки соответствия квалификационным требованиям лиц, впервые поступающих на государственную службу в министерство;
Формирование кадрового состава для замещения должностей гражданской службы;
Организация подготовки проектов актов министерства, связанных с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением, заключением служебного контракта, дополнительного соглашения к служебному контракту, назначением на должность гражданской службы, освобождением от замещаемой должности гражданской службы, увольнением гражданского служащего с гражданской службы и выходом его на пенсию за выслугу лет и оформление соответствующих решений Министра;
Ведение и хранение трудовых книжек гражданских служащих министерства;
Ведение и хранение личных дел гражданских служащих министерства;
Ведение реестра гражданских служащих в министерстве;
Оформление и выдача служебных удостоверений и вкладышей к ним гражданских служащих в установленном порядке;
Организация и обеспечение проведения конкурсов по замещению вакантных должностей гражданской службы и на включение в кадровый резерв для замещения должностей гражданской службы министерства;
Организация и обеспечение проведения аттестации гражданских служащих министерства;
Организация и обеспечение проведения квалификационных экзаменов гражданских служащих министерства;
Организация профессиональной переподготовки, повышения квалификации и стажировки гражданских служащих министерства;
Формирование кадрового резерва, организация работы с кадровым резервом для замещения должностей гражданской службы министерства и его эффективное использование;
Обеспечение должностного роста гражданских служащих министерства;
Организация проверки достоверности представляемых гражданином персональных данных и иных сведений при поступлении на гражданскую службу в министерство, а также оформление допуска установленной формы к сведениям, составляющим государственную тайну;
Организация проведения служебных проверок;
Организация проверки сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также соблюдения гражданскими служащими ограничений, установленных действующим законодательством о гражданской службе и другими федеральными и республиканскими законами;
Консультирование гражданских служащих министерства по вопросам, связанных с гражданской службой и вопросам делопроизводства в министерстве;
Обеспечение организации прохождения гражданской службы и соблюдения правового положения гражданских служащих министерства и принципов гражданской службы;
Участие в формировании предложений по совершенствованию структуры и штатного расписания министерства;
Обеспечение деятельности:
- конкурсной комиссии по замещению вакантных должностей гражданской службы и на включение в кадровый резерв для замещения должностей гражданской службы в министерстве;
- аттестационной комиссии по проведению аттестации и квалификационных экзаменов гражданских служащих министерства;
- комиссии по соблюдению требований к служебному поведению гражданских служащих и урегулированию конфликта интересов,
- комиссии по установлению стажа гражданской службы;
Выдача в пределах своей компетенции с правом подписи справок, копий документов, содержащие персональные данные и иных документов, заверяя гербовой печатью министерства, гражданским служащим и иным работникам министерства по вопросам их трудовых отношений и прохождения гражданской службы в министерстве;
Участие в рассмотрении случаев нарушения служебной и трудовой дисциплины гражданскими служащими и иными работниками министерства, а также споров, возникающих между министерством и гражданскими служащими и (или) иными работниками;
Формирование банка данных о награжденных гражданских служащих министерства;
Подготовка проектов актов министерства, связанных с назначением на должность руководителей Карачаево-Черкесских республиканских государственных унитарных предприятий, заключением трудовых договоров, изменением трудовых договоров, освобождением от должности и прекращением с ними трудовых договоров;
Ведение и хранение трудовых книжек руководителей Карачаево-Черкесских республиканских государственных унитарных предприятий;
Ведение и хранение личных дел руководителей Карачаево-Черкесских республиканских государственных унитарных предприятий;
Ведение и хранение личных дел, граждан, участвовавших в аттестации для получения квалификационного экзамена кадастрового инженера;
Разработка и внедрение нормативных правовых и методических документов, касающихся кадрового делопроизводства и иных кадровых вопросов министерства;
Документальное обеспечение деятельности министерства;
Работа по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности министерства;
Организационно-методическое руководство, координация и контроль деятельности отделов по вопросам делопроизводства и архивного дела:
- осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов, анализ исполнительской дисциплины;
- обеспечение режима доступа и использования документной информации;
- повышение уровня подготовки работников министерства в области делопроизводства;
- организация работы архива министерства, постоянно действующей центральной экспертной комиссии министерства по экспертизе документов;
Организация приема граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятие по ним решений и направление заявителям ответов в установленный законодательством РФ срок;
Разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и документной информацией, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация документопотоков;
Определение возможности и ограничения по использованию программных продуктов;
Сопровождение внедренных программ и программных средств;
Техническое обслуживание средств вычислительной техники, эксплуатируемой в министерстве;
Организация функционирования и техническая поддержка официального сайта министерства в сети Интернет;
Работа по обеспечению информационной безопасности в министерстве.
Отдел в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:
Соблюдает обязательную процедуру заключения служебных контрактов с гражданами, поступающими на гражданскую службу в министерство на основе акта;
Готовит приказы по личному составу министерства:
- о приеме, переводе, перемещении и увольнении гражданских служащих;
- о командировках гражданских служащих;
- об отпусках (ежегодных, дополнительных, без содержания, учебных, по беременности и родам, по уходу за ребенком и так далее) гражданских служащих, а также об отзыве из отпуска;
- о предоставлении дней отдыха за работу в выходные и праздничные дни;
- об изменении фамилии, имени, отчества гражданских служащих министерства в установленных случаях;
- о работе по совмещению и совместительству, а также о возложении исполнения обязанностей гражданских служащих министерства;
- о премировании (поощрении) гражданских служащих министерства, иных способах стимулирования, повышения эффективности деятельности гражданских служащих и иных работников министерства.
- о применении дисциплинарных взысканий к гражданским служащим министерства.
- о доплатах и выплатах гражданским служащим министерства установленных действующим законодательством;
Ведет воинский учет и бронирование военнообязанных гражданских служащих министерства;
Составляет график отпусков гражданских служащих министерства;
Выдает копии трудовых книжек, документов, находящихся в личных делах, а так же выдает справки о трудовой деятельности гражданских служащих и иных работников министерства на основании личных заявлений;
Устанавливает стаж гражданской службы гражданским служащим министерства;
Разрабатывает в части касающейся, совместно с начальниками отделов министерства положения об отделах министерства и должностные регламенты гражданских служащих министерства.
Ведет учет и выдачу командировочных удостоверений гражданским служащим министерства;
Знакомит гражданских служащих со служебным распорядком министерства, служебным этикетом гражданского служащего и иными нормативными правовыми и локальными актами;
Участвует в работе:
- конкурсной комиссии по замещению вакантных должностей гражданской службы и на включение в кадровый резерв для замещения должностей гражданской службы в министерстве;
- аттестационной комиссии по проведению аттестации и квалификационных экзаменов гражданских служащих министерства;
- комиссии по соблюдению требований к служебному поведению гражданских служащих и урегулированию конфликта интересов,
- комиссии по установлению стажа гражданской службы;
Организует заключение договоров с гражданами на время их обучения в образовательном учреждении профессионального образования с последующим прохождением гражданской службы.
Обеспечивает защиту персональных данных гражданских служащих и иных работников министерства в соответствии с действующим законодательством;
Готовит распоряжения по вопросам трудовых отношений руководителей Карачаево-Черкесских республиканских государственных унитарных предприятий:
- о работе по совмещению и совместительству;
- о доплатах и выплатах, установленных действующим законодательством;
- о возложении исполнения обязанностей руководителя на другого работника по причине отпуска и иным причинам, предусмотренным действующим законодательством по согласованию с отраслевым министерством;
- об отпусках (ежегодных, дополнительных, без сохранения заработной платы, учебных, по беременности и родам, по уходу за ребенком и так далее), а также об отзыве из отпуска;
- о назначении на должность по представлению отраслевых органов исполнительной власти КЧР, на которые возложены координация и регулирование деятельности государственных предприятий и учреждений соответствующих отраслей (сфер управления), и освобождении от должности;
Готовит личные дела гражданских служащих, руководителей Карачаево-Черкесских республиканских государственных унитарных предприятий и документы по личному составу к архивному хранению;
Участвует в работе постоянно действующей центральной экспертной комиссии по передаче дел в архив, контролирует архивное хранение документов;
Составляет номенклатуру дел отдела и сводную номенклатуру дел министерства;
По указанию Министра организует проведение служебной проверки в отношении гражданских служащих министерства;
Организует работу по приему Министром граждан по личным вопросам (жалобы, обращения и так далее);
Организует делопроизводство (учет и регистрация) поступивших в министерство жалоб и обращений граждан;
Обеспечивает реализацию гражданскими служащими министерства обязанности уведомлять Министра, обо всех случаях обращения к ним каких-либо лиц в целях склонения их к совершению коррупционных правонарушений;
Обеспечивает проверку соблюдения гражданами, замещавшими должности гражданской службы министерства, ограничений в случае заключения ими трудового договора после ухода с гражданской службы КЧР;
Ведет учет выдачи личных номерных печатей для опломбирования сейфа и железных шкафов;
Осуществляет ведение табеля учета использования рабочего времени в министерстве;
Предоставляет статистическую информацию по формам и срокам, утвержденными приказами Росстата;
Организует в соответствии с резолюцией (устным указанием) Министра машинописное (или с применением средств вычислительной и копировальной техники) изготовление документов, копирование и тиражирование документов, разработку бланка министерства;
Осуществляет ведение контроля за прохождением и исполнением документов, обобщает и анализирует сведения о ходе и результатах контроля исполнения документов, систематическое информирование Министра о состоянии исполнительской дисциплины;
Разрабатывает, внедряет и совершенствует единую нормативную и методическую базу по документационному обеспечению министерства;
Участвует в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании автоматизированных информационных систем документооборота;
Обеспечивает экспедиционную обработку (проверка правильности доставки документов, целостности упаковки и вложений, комплектности документов (наличия всех приложений);
Осуществляет регистрацию поступления документов;
Сортирует документы для последующей передачи по назначению (прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней);
Оформляет и организует хранение подлинников организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений и др.), организует своевременное ознакомление с ними гражданских служащих и иных работников министерства;
Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них;
Контролирует своевременное исполнение документов в соответствии с резолюциями Министра, осуществляет анализ состояния исполнительской дисциплины;
Осуществляет методическое руководство документационным обеспечением в отделах министерства;
Формирует дела отдела и осуществляет контроль за формированием дел в отделах министерства;
Организует работу с документами для служебного пользования (ДСП) на основе соответствующих инструкций;
Обеспечивает техническое обслуживание созываемых Министром совещаний и заседаний;
Осуществляет экспертизу научной и практической ценности документов при их отборе на государственное хранение;
Осуществляет подготовку документов отдела к сдаче в архив министерства;
Определяет возможности и ограничения по использованию программных продуктов и оформление необходимой технической документации;
Организует установление программных и программно-аппаратных антивирусных средств;
Обеспечивает сопровождение внедренных программ и программных средств;
Обеспечивает техническое обслуживание средств вычислительной техники, эксплуатируемой в министерстве;
Участвует в организации обеспечения информационной безопасности в министерстве;
Организует и контролирует доступ и использование гражданскими служащими министерства сети Интернет;
Организует и контролирует использование корпоративной компьютерной сети министерства;
Организует совместно с иными организациями и участвует в проведении аттестации на соответствие квалификационным требованиям, предъявляемым к кадастровым инженерам.
Перечень нормативных правовых актов определяющих полномочия, задачи и функции отдела:
Конституция РФ;
Трудовой кодекс РФ;
Федеральные законы от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ», от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ», от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных», от 24.07.2007 № 221-ФЗ «О государственном кадастре недвижимости»;
Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденным Главархивом СССР от 15.08.1988 (в редакции решения Госналогслужбы РФ, Росархива от 27.06.1996, приказа Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182, с изменениями внесенными Указаниями, утвержденными Росархивом 06.10.2000);
Приказ Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения»;
Конституция КЧР;
Законы КЧР от 05.07.2005 № 49-РЗ «О государственной гражданской службе КЧР», от 22.07.2005 № 71-РЗ «Об управлении государственной собственностью КЧР», от 13.03.2009 № 5-РЗ «Об архивном деле в КЧР»;
Постановление Правительства КЧР от 24.07.2004 № 146 «О Регламенте Правительства КЧР».